○四日市市消防文書管理規程

昭和58年5月20日

消防本部訓令第3号

〔注〕平成17年3月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受、配布及び処理(第10条―第14条)

第3章 文書の保存(第15条―第19条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、四日市市消防本部(以下「本部」という。)及び消防署(以下「署」という。)における文書取扱いの適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、慎重に取り扱い正確かつ迅速に処理するとともに、常に処理経過を明らかにするものとする。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

(公示及び令達文書の種類)

第3条 本部の公示及び令達文書は、次のとおりとする。

(1) 四日市市消防本部告示

消防長が法令等の規定又は権限に基づき、市の全部又は一部に公示するもの

(2) 四日市市消防本部訓令

消防長が所属機関又は職員に対し発する指示・命令等で公表するもの

(3) 四日市市消防本部達

消防長が、所属機関又は職員に対して発する指示・命令等で公表しないもの

(4) 四日市市消防本部(署)指令

申請・願等に対して、許可、認可、承認するもの及びその権限に基づいて指示、命令するもの

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は、本部及び各署における文書事務の一般を総括するとともに、各所属の文書取扱いについて処理状況の報告又は必要な措置を求めることができる。

(所属長の職務)

第5条 本部の課長、室長及び所長、消防署長並びに分署長(以下「所属長」という。)は、所属における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めるとともに、文書の収受、配布、施行及び完結文書の保存に関する事務を掌理する。

(一部改正〔平成24年消本訓令3号〕)

(文書取扱主任の選任等)

第6条 文書事務の円滑な処理を図るため、本部の課、室及び所、署並びに分署に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、所属長以外の職員の中から所属長が選任する。

3 前項の規定にかかわらず、所にあっては所長とする。

4 所属長は、文書取扱主任を選(解)任したときは、文書取扱主任選(解)任報告書(第1号様式)により消防長に報告するものとする。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号・24年3号〕)

(文書取扱主任の職務)

第7条 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。

(4) 文書の整理、編さん及び保存に関すること。

(5) 保存文書の引継ぎに関すること。

(6) その他文書事務の処理に関すること。

(簿冊)

第8条 文書の取扱いに関して備える簿冊は、次のとおりとする。

(1) 本部(総務課)に備える簿冊

 公告式番号簿

 令達簿

 親展文書受付簿

 電報受付簿

(2) 本部の各課、室及び所に備える簿冊

 文書整理簿

 引継目録兼文書台帳

(3) 署及び分署に備える簿冊

 文書整理簿

 親展文書受付簿

 電報受付簿

 引継目録兼文書台帳

2 公告式番号簿及び令達簿は暦年、その他の簿冊については会計年度により調整するものとする。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号・24年3号〕)

(文書の記号及び番号)

第9条 文書を施行しようとするときは、次の各号により文書の記号及び番号を付けるものとする。ただし、儀礼文書等にあって記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書については、これを省略することができる。

(1) 公示及び令達文書(指令を除く。)の記号は、本部名の次にそれぞれの種類名を用い、告示及び訓令は公告式番号簿、達は令達簿により番号を付ける。

(2) 指令の記号は、本部指令にあっては「四消本」の次に「指令」及び主務課名の首字を、署及び分署にあっては「四消」の次に「指令」及び署又は分署名の首字(中央分署については「中央」、北部分署については「北部」、南部分署については「南部」)を用い、四日市市文書管理規程第2条第4号に規定する文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)により番号を付ける。

(3) 一般文書の記号は、本部にあっては「四消本」の次に主務課名の首字を、署及び分署にあっては「四消」の次に署及び分署名の首字(中央分署については「中央」、北部分署については「北部」、南部分署については「南部」)を用い、文書管理システムにより番号を付ける。

(4) 同一事業に係る文書は、完結するまで同一番号を用い「の2」「の3」と枝番を付けることができる。

2 文書の番号は、公示及び令達文書(指令を除く。)については、毎年1月1日に始まり、12月31日に、指令及び一般文書については、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号・20年1号・6号・24年3号・29年2号・30年3号〕)

第2章 文書の収受、配布及び処理

(到達文書の取扱い)

第10条 本部に到達した文書は、総務課長において次の各号により処理する。

(1) 文書は、親展文書を除き、すべて開封選別のうえ、主務課等の文書取扱主任に配布する。

(2) 文書及び物品の収受に関し、送達証明の請求をする者があるときは、総務課長において領収書を交付し、又は受領印を押す。

(3) 親展文書及び氏名を指定した電報又は封筒は、その見やすい箇所に文書収受印を押し、親展文書は親展文書受付簿に、電報は電報受付簿に登載し、名あて人に配布してその受領印を徴する。

2 文書取扱主任は、収受した文書を次の各号により処理する。

(1) 文書は、親展文書を除き、文書の欄外に文書収受印(第2号様式)を押して文書の番号を記入し、文書整理簿に登載するものとする。ただし、軽易なものは文書整理簿への登載を省略することができる。

(2) 審査請求書、その他到着の日時が権利の得失、変更に係る文書は、その文書の欄外に到達日時を明記して文書取扱主任がこれに証印し、封筒のあるものは、これを添付すること。

3 (分署)に到達した文書は、署長(分署長)において収受し、前2項に準じて処理するものとする。

(一部改正〔平成24年消本訓令3号・28年2号〕)

(処理方針)

第11条 文書の処理は、所属長において文書の処理方針を決定し迅速に処理するものとする。

2 事務の性質により直ちに処理することができないものは、一応上司に供覧し、その指示又は承認を受けるものとする。この場合、当該文書の欄外に「一応供覧」と朱書するものとする。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

(決裁権者)

第12条 回議書には、決裁権者を記入し、又は入力するものとする。ただし、文書管理システムにより決裁権者が自動的に登録される場合は、この限りでない。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

(口頭による願い届等)

第13条 電話又は口頭により受理した事項のうち重要なものについては、口頭受理簿(第3号様式)により処理するものとする。

(文書の審査)

第14条 次の各号に掲げる文書は、総務課長に合議し、その審査を受けるものとする。

(1) 条例、規則、訓令、達、告示及び内規に関するもの

(2) 消防関係法令の解釈及び運用方法等に関する案

(一部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

第3章 文書の保存

(保存文書の引継ぎ)

第15条 編さん済の文書のうち30年保存以上のものは、毎年6月末日(暦年によるものは翌年1月末日)までに引継目録兼文書台帳を添えて総務課長に引き継ぐものとする。ただし、主務課等、署及び分署において保管を要するものについては、この限りではない。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号・24年3号〕)

(引継文書の審査)

第16条 総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた文書について、編さん及び保存年限の適否につき審査し、必要な処置をすることができる。

(保存期間)

第17条 文書の保存期間は、30年、10年、7年、5年、3年、1年又は1年未満とする。ただし、法律等の規定により特別の定めが設けられている場合にあっては、当該定めによる。

(全部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

(文書の廃棄処分)

第18条 所属長は、保存期間を経過した文書については、廃棄目録を作成し、総務課長に合議のうえ、消防長決裁を経て廃棄処分するものとする。ただし、第17条に規定する文書のうち、1年未満保存、1年保存、3年保存及び5年保存の文書については、所属長において廃棄処分することができる。

2 保存年限が経過した文書でなお保存の必要があると認められるものについては、総務課長と協議し、その保存年限を延長するとともに、引継目録兼文書台帳に必要な事項を記入するものとする。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

(規程の準用)

第19条 この規程に定めるものを除くほか必要な事項は、四日市市文書管理規程(平成20年四日市市訓令第7号)四日市市公文例規程(昭和59年四日市市訓令第1号)を準用する。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号・20年1号〕)

附 則

この規程は、公布の日から施行し、昭和58年4月1日から適用する。

附 則(昭和61年12月27日消本訓令第2号)

この規程は、昭和62年1月1日から施行する。

附 則(昭和62年3月31日消本訓令第4号)

この規程は、昭和62年4月1日から施行する。

附 則(平成9年3月28日消本訓令第4号)

この規程は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成10年3月25日消本訓令第5号)

この規程は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月17日消本訓令第20号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月24日消本訓令第1号)

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年9月22日消本訓令第6号)

この規程は、平成20年11月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日消本訓令第2号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日消本訓令第3号)

この規程は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成28年1月6日消本訓令第2号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年2月22日消本訓令第2号)

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年2月20日消本訓令第3号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

(一部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

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(全部改正〔平成23年消本訓令2号〕)

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(一部改正〔平成17年消本訓令20号〕)

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四日市市消防文書管理規程

昭和58年5月20日 消防本部訓令第3号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第14類 消防、防災/第1章 消防本部
沿革情報
昭和58年5月20日 消防本部訓令第3号
昭和61年12月27日 消防本部訓令第2号
昭和62年3月31日 消防本部訓令第4号
平成9年3月28日 消防本部訓令第4号
平成10年3月25日 消防本部訓令第5号
平成17年3月17日 消防本部訓令第20号
平成20年3月24日 消防本部訓令第1号
平成20年9月22日 消防本部訓令第6号
平成23年3月31日 消防本部訓令第2号
平成24年3月30日 消防本部訓令第3号
平成28年1月6日 消防本部訓令第2号
平成29年2月22日 消防本部訓令第2号
平成30年2月20日 消防本部訓令第3号