(目的)

第1条　この規程は、四日市市消防本部(以下「本部」という。)及び消防署(以下「署」という。)における文書取扱いの適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、慎重に取り扱い正確かつ迅速に処理するとともに、常に処理経過を明らかにするものとする。

(公示及び令達文書の種類)

第3条　本部の公示及び令達文書は、次のとおりとする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、本部及び各署における文書事務の一般を総括するとともに、各所属の文書取扱いについて処理状況の報告又は必要な措置を求めることができる。

(所属長の職務)

第5条　本部の課長、室長及び所長、消防署長並びに分署長(以下「所属長」という。)は、所属における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、事務処理の促進に努めるとともに、文書の収受、配布、施行及び完結文書の保存に関する事務を掌理する。

(文書取扱主任の選任等)

第6条　文書事務の円滑な処理を図るため、本部の課、室及び所、署並びに分署に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第7条　文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(簿冊)

第8条　文書の取扱いに関して備える簿冊は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第9条　文書を施行しようとするときは、次の各号により文書の記号及び番号を付けるものとする。ただし、儀礼文書等にあって記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書については、これを省略することができる。

(到達文書の取扱い)

第10条　本部に到達した文書は、総務課長において次の各号により処理する。

(処理方針)

第11条　文書の処理は、所属長において文書の処理方針を決定し迅速に処理するものとする。

(決裁権者)

第12条　回議書には、決裁権者を記入し、又は入力するものとする。ただし、文書管理システムにより決裁権者が自動的に登録される場合は、この限りでない。

(口頭による願い届等)

第13条　電話又は口頭により受理した事項のうち重要なものについては、口頭受理簿(第3号様式)により処理するものとする。

(文書の審査)

第14条　次の各号に掲げる文書は、総務課長に合議し、その審査を受けるものとする。

(保存文書の引継ぎ)

第15条　編さん済の文書のうち30年保存以上のものは、毎年6月末日(暦年によるものは翌年1月末日)までに引継目録兼文書台帳を添えて総務課長に引き継ぐものとする。ただし、主務課等、署及び分署において保管を要するものについては、この限りではない。

(引継文書の審査)

第16条　総務課長は、前条の規定により引継ぎを受けた文書について、編さん及び保存年限の適否につき審査し、必要な処置をすることができる。

(保存期間)

第17条　文書の保存期間は、30年、10年、7年、5年、3年、1年又は1年未満とする。ただし、法律等の規定により特別の定めが設けられている場合にあっては、当該定めによる。

(文書の廃棄処分)

第18条　所属長は、保存期間を経過した文書については、廃棄目録を作成し、総務課長に合議のうえ、消防長決裁を経て廃棄処分するものとする。ただし、第17条に規定する文書のうち、1年未満保存、1年保存、3年保存及び5年保存の文書については、所属長において廃棄処分することができる。

(規程の準用)

第19条　この規程に定めるものを除くほか必要な事項は、四日市市文書管理規程(平成20年四日市市訓令第7号)、四日市市公文例規程(昭和59年四日市市訓令第1号)を準用する。