○四日市市文書管理規程
平成20年3月31日
訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受及び配付
第1節 執務時間内の文書の取扱い(第10条―第14条)
第2節 執務時間外の文書の取扱い(第15条―第17条)
第3章 文書の処理(第18条―第30条)
第4章 文書の浄書及び施行(第31条―第39条)
第5章 文書の整理及び保存(第40条―第56条)
第6章 雑則(第57条―第62条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、本市の文書(図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。以下同じ。)の取扱いについて必要な事項を定めることを目的とする。
(1) 公文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、職員が組織的に用いるものとして、本市が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるもの
イ 市立博物館その他これに類する施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として管理されているもの
ウ 公文書の作成の補助に用いるため一時的に作成したもの
(2) 紙文書 文書のうち紙で作成されたものをいう。
(3) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含めて磁気ディスク等に記録されているもので、コンピューターの画面に表示させることにより文書として認識することができるものをいう。
(4) 文書管理システム 本市における公文書の収受、起案、決裁、供覧、保存その他の文書管理をコンピューターにより行うことができるシステムをいう。
(5) 紙決裁 起案文書に押印し、決裁を行うことをいう。
(6) 電子決裁 文書管理システムにより承認の操作をし、決裁を行うことをいう。
(7) 簿冊情報 文書管理システムに登録した簿冊の年度、完結年度、分類区分、編さん区分、保存期間等の情報をいう。
(8) 起案文書 事案の処理について市の意思を決定するための原案を起案した文書をいう。
(9) 決裁文書 回議又は合議を終了して決裁を受けた文書をいう。
(10) 完結文書 施行を必要とする決裁文書で施行を終えたもの及び施行を必要としない決裁文書並びに供覧により処理を終了する文書で供覧を終えたものをいう。
(11) 庁内文書 本市の機関内及び機関相互において発し、又は収受する一般文書をいう。
(12) 公印 四日市市公印規則(昭和34年四日市市規則第8号。以下「公印規則」という。)に規定する公印をいう。
(13) 電子署名 四日市市電子署名規程(平成20年四日市市訓令第8号。以下「電子署名規程」という。)に規定する電子署名をいう。
(公文書の種類)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 法規文書
(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(イ) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
イ 令達文書
(ア) 訓令 庁中及び所属の機関又はこれらの職員に対して発する指示、命令等で公表するもの
(イ) 達 庁中及び所属の機関又はこれらの職員に対して発する指示、命令等で公表しないもの
(ウ) 指令 申請、願等に対して許可し、認可し、又は指示命令するもの
ウ 公示文書
(ア) 告示 法令等の規定又は権限に基づき、市の一般又は一部に公示するもの
(イ) 公告 告示以外のもので、一定の事項を周知させるため、市の一般又は一部に公示するもの
(2) 一般文書
ア 往復文書
(ア) 照会 一定の事項について回答を求めるもの
(イ) 回答 照会、依頼に対して回答するもの
(ウ) 通知 事実の通知に関するもの
(エ) 通達 行政上の方針を指示する場合又は法令、条例その他例規等の解釈運用に関して通知するもの
(オ) 報告 事務の状況その他の報告に関するもの
(カ) 送付 書類、物品等の送付に関するもの
(キ) 依頼 事務その他一定の行為の依頼に関するもの
(ク) 申請 行政機関に対し許可、認可その他一定の行為を求めるもの
(ケ) 進達 諸官公庁等に対し一定の事項を通知し、又は一定の書類を送付するもの
(コ) 副申 上司又は諸官公庁等に進達する文書に意見を添えるもの
(サ) 願 許可等を請けるために一定の事項を申し出るもの
(シ) 届 一定の事項を届け出るもの
(ス) 諮問 一定の機関に対して法令等で定められた事項について意見を求めるもの
(セ) 答申 諮問機関が諮問された事項について意見を述べるもの
(ソ) 協議 一定の事項を打ち合わせ、相手方の同意を求めるもの
(タ) 勧告 一定の事項について相手方にある処置を勧め、又は促すもの
(チ) 建議 諮問機関が自発的に意見や希望を申し出るもの
イ 部内文書
(ア) 復命 上司から命ぜられた用務の結果について報告するもの
(イ) 上申 上司又は諸官公庁等に申告するもの
(ウ) 内申 上司又は諸官公庁等に対して内密に意見を申し出るもの
(エ) 事務引継 前任者がその所管事務、事業の概要等を後任者に引き継ぐもの
(オ) 辞令 任免、給与、補職又は勤務を命ずるもの
(カ) 伺 上司又は諸官公庁等の指示決定を受けるもの
ウ その他の一般文書
契約文書、儀礼文書、争訟関係文書、議案、その他
(文書の作成)
第3条の2 職員は、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について、文書を作成しなければならない。
(1) 条例、規則その他の例規の制定又は改廃及びその経緯
(2) 重要な会議の決定又は了解及びその経緯
(3) 他の行政機関との申合せ又は他の行政機関に対して示す基準の設定及びその経緯
(4) 個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
(5) 職員の人事に関する事項
(追加〔平成24年訓令6号〕)
(文書取扱いの原則)
第4条 文書は丁寧に取り扱い、その処理は確実かつ迅速に行い、常に処理経過を明らかにし、もって事務能率の向上に努めるものとする。
(課長及び係長の職務)
第5条 課長(これに準ずる者を含む。以下同じ。)は、文書管理者として課内の文書事務を総括する。
2 課長は、常に職員を文書の作成及び取扱いに習熟させ、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、事務処理の促進に努めるものとする。
3 係長は、課長の指揮を受けて、係の文書処理状況を明らかにし、事務処理の促進に努めるものとする。
(文書取扱主任)
第6条 課長の文書事務を補佐するため、課(これに準ずるものを含む。以下同じ。)に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)を置く。
2 取扱主任は、その課の職員のうちから課長が指名する。
3 課長は、取扱主任を指名したときは、直ちにその職及び氏名を総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に通知するものとする。
4 取扱主任が、長期の出張、病欠等のときは、課長があらかじめ定めた職員がその事務を代行する。
5 課長は、課の文書事務に係る確認及び承認を取扱主任に行なわせることができる。
(取扱主任の職務)
第7条 取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 情報公開及び個人情報保護に関すること。
(4) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(5) 公文書の整理、編さん及び保存に関すること。
(6) 公文書の廃棄に関すること。
(7) 市公報登載に関すること。
(8) マイクロフィルムの取扱いに関すること。
(9) その他文書の取扱いに関すること。
(総務課長の職務)
第8条 総務課長は、各課の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように指導するものとする。
(公告式番号簿等)
第9条 総務課長は、次の各号に掲げる簿冊を作成するものとする。
(1) 公告式番号簿(第1号様式)
(2) 令達簿(第2号様式)
(3) 書留受付簿(第3号様式)
(4) 電報受付簿(第4号様式)
(5) 物品配付簿(第5号様式)
(6) 重要文書使送簿(第6号様式)
2 課長は、課の文書管理のために必要があるときは、次の各号に掲げる簿冊を作成するものとする。
(1) 文書整理簿(第7号様式)
(2) 経由文書整理簿(第8号様式)
3 公告式番号簿及び令達簿は暦年、その他簿冊については会計年度により作成するものとする。ただし、取扱件数の少ない簿冊については、索引を付け、又は区分紙を差し入れ、1簿冊を数年分若しくは数年度分の簿冊として、又は数種目の簿冊として使用することができる。
(一部改正〔平成30年訓令2号〕)
第2章 文書の収受及び配付
第1節 執務時間内の文書の取扱い
(文書集配室に到達した文書及び物品の取扱い)
第10条 郵便、信書便、宅配便、逓送等で市役所本庁文書集配室に到達した文書及び物品は、次の方法により総務課長において処理するものとする。
(1) 文書は、開封せずに主務課に配付する。ただし、配付先が明確でないものは、開封して配付先を確認の上、配付する。
(2) 親展とされた文書(以下「親展文書」という。)のうち、市長又は副市長あてのものは政策推進部秘書国際課長(以下「秘書国際課長」という。)に、その他のものは名あて人に配付する。
(3) 書留郵便物は、直ちに書留受付簿に登載し、主務課の職員に配付し、その受領印を徴する。
(4) 電報は、直ちに電報受付簿に登載し、主務課の職員に配付し、その受領印を徴収する。
(5) 小包等の物品は、物品配付簿に登載し、主務課の職員に配付する。
(6) 審査請求書その他到達の日時が権利の得失に係るものは、その封筒又は文書の欄外に到達日時を明記して取扱者がこれに証印する。
(一部改正〔平成21年訓令4号・26年2号・28年1号・30年2号〕)
(郵便料金の未納又は不足の場合の取扱い)
第11条 総務課長は、文書集配室及び私書箱に到達した郵便物等のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を支払ってこれを受領することができる。
(主務課に到達した文書の取扱い)
第12条 主務課長は、第10条第1項の規定により主務課に配付された文書及び直接主務課に到達した文書(通信回線を利用して受信した文書を含む。)について、取扱主任に点検させ、事務担当者を指定させるものとする。
2 前項の規定により指定された事務担当者は、当該文書について次に定めるところにより処理するものとする。
(1) 事務担当者は、当該文書について必要な事項を文書管理システムに登録して文書番号を取得し、収受するものとする。ただし、次に掲げる文書は、文書管理システムへの登録及び文書番号の取得をしないものとする。
ア 1年未満保存文書(主務課長が文書管理システムへの登録を必要と認めるものを除く。)
イ 市役所を経由する文書
ウ 総務課長が文書管理システムに登録しないことが適当と認める文書
(2) 電磁的記録の収受は、次のいずれかの方法によるものとする。
ア 当該電磁的記録そのものを文書管理システムに登録して収受する。
イ 当該電磁的記録を記録した記録媒体を収受する。
ウ 当該電磁的記録を紙に出力したものを収受する。
(3) 事務担当者は、文書を収受したときは、当該文書の余白に文書収受印(第10号様式)を押印し、文書番号を記入するものとする。ただし、電磁的記録その他の押印又は記入ができないものは、文書収受印の押印及び文書番号の記入を省略することができる。
ア 軽易なもの
イ 庁内文書
ウ 主務課長が文書管理システムに登録することができないものとして総務課長へ届け出たもの
(5) 審査請求書その他到達の日時が権利の得失に係るものは、その封筒又は文書の欄外に到達日時を明記して取扱者がこれに証印すること。ただし、第10条第1項第5号の規定により総務課長において処理されたものを除く。
(1) 文書整理簿又はこれに準じた帳簿を電磁的記録で作成し、これに必要事項を登載して処理し、会計年度又は暦年ごとにこれを文書管理システムに登録する方法
(2) 一定期間に収受した文書をまとめて1件として文書管理システムに登録する方法
4 文書管理システム以外のコンピューターシステムにより収受の処理を行う場合は、第2項第1号本文に規定する処理に代えて、文書整理簿又はこれに準じた帳簿を電磁的記録で作成し、これを文書管理システムに登録することができる。
5 取扱主任は、課に到達した文書が他の課に関係のあるものである場合は、その旨を当該課の取扱主任に連絡し、必要があるときは、その写しを配付するものとする。
6 課長は、課に到達した文書が当該課の所管に属さないものであるときは、当該文書を主務課に転送するものとする。
7 市役所を経由する文書は、経由文書整理簿に登載し、本書の余白に経由印(第11号様式)を押印するものとする。
(一部改正〔平成28年訓令1号〕)
(親展文書の取扱い)
第13条 秘書国際課長は、第10条第2号の規定により親展文書の配付を受けたときは、直ちに市長又は副市長に差し出しその処理について指示を受けるものとする。
(一部改正〔平成30年訓令2号〕)
(文書に添付された通貨、金券等の処理)
第14条 取扱主任は、課に到達した文書に通貨、金券等が添付されている場合は、四日市市会計規則(昭和39年四日市市規則第25号)に基づき、当該通貨、金券等について所定の処理をするものとする。
第2節 執務時間外の文書の取扱い
(書留受領簿等)
第15条 執務時間外の文書の取扱いに関して必要な簿冊は、次のとおりとし、総務課長が作成する。
(1) 書留受領簿(第3号様式に準ずる)
(2) 電報受領簿(第4号様式に準ずる)
(3) 物品受領簿(第5号様式に準ずる)
(4) 普通文書受領簿(第12号様式)
(文書の受領)
第16条 執務時間外に市役所に到達した文書及び物品は、次の方法により当直員が処理するものとする。
(1) 書留は書留受領簿に、電報は電報受領簿に、物品は物品受領簿に、その他の文書はその他文書受領簿に、それぞれ登載すること。
(2) 審査請求書その他収受の日時が権利の得失に関係があるものは、その封筒又は表面に受領の時刻を朱書して押印すること。
(3) 電報及び速達は、電話又は急使によりその要領を関係者に通知し、その処理について打ち合わせること。
(4) 受領した文書及び物品は、第1号の規定による取扱いをしたのち、種類ごとに結束して厳重に保管すること。
(5) 前号の文書又は物品について関係者から要求があるときは、それぞれの受領簿により、当該関係者に交付し、その受領印を徴すること。
(6) 到達した文書又は物品のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、原則として、その未納又は不足の料金を支払ってこれを受領すること。
(一部改正〔平成28年訓令1号〕)
(事務引継)
第17条 当直員が受領した文書及び物品は、その勤務時間終了後、文書集配室担当者又は次番者に引き継ぐものとする。
第3章 文書の処理
(事務の処理の原則)
第18条 事務の処理は、次に掲げる場合を除き、原則として文書を作成して行うこととする。ただし、第1号の場合においては、事後に文書を作成するものとする。
(1) 至急事務を処理する必要があるなど、意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合
2 事務の性質により直ちに処理することができないものは、一応上司に供覧し、その指示又は承認を受けるものとする。
3 至急市長の閲覧に供すべきであると認めたものは、先に市長、副市長及び部長の閲覧に供すること。
4 施行期日の予定されるものは、必要な審議の機会を失わないように余裕をおいて起案するものとする。
5 軽易な文書又は別に処理を要しないで、単に閲覧にとどめるものは、当該文書を供覧するものとする。
(起案)
第19条 起案は、文書管理システムにより電子決裁の起案をするものとする。ただし、次の各号に該当する場合は、文書管理システムに必要な事項を登録し、紙決裁の起案をするものとする。
(1) 法令等により紙による作成、保存等が定められている場合
(2) 添付文書として、電磁的記録以外の文書、電磁的記録を記録した記録媒体又は文書管理システムに登録できない電磁的記録がある場合
(4) コンピューターによる業務処理システムで紙決裁のための起案用紙が作成される場合
(5) 総務課長が紙決裁をすることが適当と認める起案をする場合
2 紙決裁の起案は、次の各号に掲げる用紙等を使用する場合を除き、文書管理システムにより作成した起案用紙を使用するものとする。
(1) 回議用紙(第13号様式)又はこれに準じた用紙
(2) 回議付せん(第14号様式)又はこれに準じた用紙
(3) 前項第4号の業務処理システムにより作成される起案用紙
(4) 文書の余白(軽易な事案に係る起案に限る。)
3 文書管理システムが故障等により使用できない場合は、前項各号に掲げる用紙等を使用して紙決裁の起案をするものとする。この場合、文書管理システムへの登録は決裁後に行うものとする。
4 四日市市会計規則(昭和39年四日市市規則第25号)に定める財務会計システムにより処理するものは、第1項ただし書第2号の規定にかかわらず、文書管理システムによる電子決裁の起案をすることができる。
(1) 保存期間が1年未満となる公文書の起案(廃案に係るもの及び主務課長が電子決裁の起案又は文書管理システムへの登録を必要と認めるものを除く。)
(2) 総務課長が電子決裁の起案又は文書管理システムへの登録をしないことが適当と認める公文書の起案
(1) 同種の事案について定例的に又は反復して行う起案で、あらかじめ主務課長が総務課長と協議して定めた様式により処理することができるとしたもの
(2) 主務課長が文書管理システムによる電子決裁の起案及び文書管理システムへの登録をすることができない公文書として総務課長へ届け出したものに係る起案
(一部改正〔令和5年訓令3号〕)
(起案の注意事項)
第20条 起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 文章は、別に定める公文例、用語例により、易しく分かりやすい口語体とし、必要に応じて箇条書とすること。
(2) 用字は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)を用いること。
(3) 起案の際には、決裁権者、起案年月日、保存期間、分類区分(簿冊情報に定める分類区分をいう。)、件名等の所定事項を文書管理システムに登録し、又は起案文書に記載すること。
(4) 起案文書には、起案理由その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付するものとする。ただし、事案が定例的又は軽易なものは、これを省略することができる。
(5) 事案が定例のものは、あらかじめ主務課長が総務課長と協議して定めた例文によること。
(6) 電報案は、特に簡明を旨とし、案文には振り仮名を付し、発信者、あて名、種別、字数及び料金を記載するものとする。
2 紙決裁の起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意するものとする。
(1) 起案文書の記入は、丁寧に書くこととし、字句の訂正又は添削をしたときは、その箇所に印を押して経過を明らかにしておくものとする。
(2) 起案文書は、原則として台紙を付け、整然とつづること。
(回議順序)
第21条 起案文書は、次の順序によって回議するものとする。
(1) 関係課員に回議し、取扱主任の審査を受けた後、課長、部長、副市長を経て市長と回議すること。
(2) 他の部課に関係があるものは、主務課と同じ部内のときは主務課長、他の部のときは主務部長の承認を受けたのち関係部課長に合議すること。ただし、定例又は軽易な事案については、関係課長への合議だけにとどめることができる。
(3) 決裁権者の事故又は不在により代決処理するときは、次に定める方法によるものとする。
ア 紙決裁の場合 起案文書の決裁権者押印欄に「代」の表示をし、代決者が押印する。この場合、決裁権者登庁後直ちに閲覧に供し、「後閲」と表示をして認印を受けるものとする。
イ 電子決裁の場合 代決者が文書管理システムにより代決の操作を行う。
(4) 中間承認者が事故又は不在のときは、次に定める方法によるものとする。
ア 紙決裁の場合 起案文書の押印欄に「不在」と記して上司に提出する。
イ 電子決裁の場合 上司が文書管理システムにより引き上げの操作をする。
(合議)
第22条 起案文書は、関係のある他の部課長に合議するものとする。
2 合議を受けた部課長は、直ちに当該事案を検討し、同意、不同意を決定するものとする。この場合において、決定に日時を要するときは、その事由を主務課長に通知するものとする。
3 合議を受けた関係部課長に異議があるときは、主務課長は協議し、調整するものとし、なお、決定しないときは、直ちに上司の指揮を受けるものとする。
(秘書国際課長の合議)
第23条 電報案のうち市長名で発するものについては、秘書国際課長に合議するものとする。
(一部改正〔平成30年訓令2号〕)
(1) 市議会提出議案
(2) 市長又は副市長の決裁を受ける協定、覚書及び契約関係案(四日市市工事執行規則(昭和46年四日市市規則第34号)第13条の規定によるもの及び定型的で総務課長が認めたものを除く。)
(3) 市長又は副市長の決裁を受ける指令(補助金に関するものを除く。)
(4) 法令の解釈及び運用の方法に関する案
(5) 条例、規則、訓令、要綱(副市長専決区分以上のもの及び告示に係るものに限る。)等に関するもの
(6) 達(予算令達は除く。)に関するもの
(7) 訴訟、和解及び調停に関するもの
(重要文書の取扱い)
第25条 急施を要する事案に係る起案文書は、当該事務担当者自ら持参して関係部課長に合議を求めることができる。特に期限があるものは、その旨起案文書に明記し、又は添付紙に記入するものとする。
2 秘密を要する文書は、当該事務担当者自ら持参し、又は封筒等に入れて回議するものとする。この場合、重要な事項については「重要」と朱書し、特に重要なものについては、主務課長又は事務担当者自ら持参して説明するものとする。
(起案文書の再回)
第26条 紙決裁の合議を受けた回議案の結果を知ろうとするときは、起案文書に「要再回何課」と表示するものとする。
2 起案者は、前項の起案文書については、決裁を受けた後、再回を求めた課へ回示するものとする。再回を求められないものであっても、決裁の趣旨が当初の起案と異なるとき又は廃案となったときも、また同様とする。
3 再回された起案文書を閲了したときは、「要再回何課」の下に認印して返付するものとする。
4 電子決裁の合議を受けた回議案の結果を知ろうとするときは、文書管理システムにより決裁後供覧するように設定するものとする。
(決裁年月日の記入等)
第27条 市長及び副市長の決裁を受けた紙決裁の決裁文書は、秘書国際課において決裁印(第15号様式)を押し、決裁年月日を表示して、主務課に返付するものとし、主務課において起案者が文書管理システムに決裁年月日を登録するものとする。
2 前項以外の決裁を受けた紙決裁の決裁文書は、主務課において起案者が決裁年月日を記入し、文書管理システムに決裁年月日を登録するものとする。
3 財務会計システムを用いて起案した併用決裁の紙文書については、前2項の規定にかかわらず、決裁年月日を記入することを要しない。
(一部改正〔平成24年訓令6号・30年2号〕)
(決裁文書の内容の変更を要する場合)
第28条 起案者は、紙決裁した決裁文書中に誤りを発見したときは、決裁により上司の承認を受け、当該誤りを訂正してその箇所に印を押し、上司の検閲を受けるものとする。この場合、文書管理システムに登録した事項を訂正する必要があるときは、取扱主任がこれを訂正するものとする。
2 起案者は、電子決裁した決裁文書中に誤りを発見したときは、その訂正について電子決裁により上司の承認を受けるものとする。この場合、取扱主任が当該誤りを訂正するものとする。
3 前2項に定める訂正については、軽易なものに限り、主務課長の承認を受け、これを行うことができる。
4 廃案にし、又は施行を保留すべきときは、理由を付して上司の決裁を受けるものとする。この場合、合議した関係部課長に合議するものとする。
(供覧の処理)
第29条 供覧の処理は、起案、回議等の処理に準じて行うものとする。
(未処理文書の調査)
第30条 主務課長は、取扱主任に文書管理システムにより随時未処理文書を調査させ、課の事務処理の促進に努めるものとする。
第4章 文書の浄書及び施行
(浄書及び印刷)
第31条 文書の浄書及び校合は、起案者の責任において行うものとする。
2 文書の浄書は、次の要領により行うものとする。
(1) 文書の日付は、発送する日の日付とする。
(2) 浄書は、内容をよく審査し、字体は明確にすること。
(文書の記号及び番号)
第32条 文書を施行しようとするときは、次の各号により文書の記号及び番号を付けるものとする。ただし、儀礼的な文書、刊行物、帳簿等で記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書を施行しようとするときは、これを省略することができる。
(1) 例規文書(指令を除く。)の記号は、市名の次にそれぞれの種類名を用い、条例、規則、告示、公告及び訓令は公告式番号簿により、達は令達簿により番号を付ける。
(2) 指令の記号は、市名の次に「指令」及び原則として主務課の首字を含む2字を用い、文書管理システムにより番号を付ける。
(3) 一般文書の記号は、原則として主務課の首字を含む2字を用い、文書管理システムにより番号を付ける。
(4) 文書の番号は、例規文書(指令を除く。)については毎年1月1日に始まり12月31日に、指令及び一般文書については毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わるものとする。
(5) 指令及び一般文書は、一の決裁につき、一の番号を付けるものとする。ただし、一の決裁により2以上の文書を施行する場合は、番号の末に「－(1)、－(2)」と枝番号を付けて施行することができる。
(6) 同一事件に係る同一年度の指令及び一般文書は、原則として同一番号を用いるものとする。この場合、2以降の決裁文書の番号には「号」の文字に続けて「－2、－3」と枝番号を付けるものとする。
2 前項の規定にかかわらず指令又は一般文書に文書管理システム以外のコンピューターシステム又は個別の文書整理簿により番号を付ける必要がある場合は、主務課長は総務課長と協議のうえ、個別の記号及び番号を付けることができる。
(公印及び電子署名)
第33条 施行する紙文書には、公印規則の定めるところにより、公印を押印するものとする。
2 2枚以上の文書を施行する場合、必要と認められるものについては、割印又はこれに準ずる措置をするものとする。
3 紙決裁して施行する紙文書のうち、指令等の権利義務に関する文書その他の重要な文書には、決裁文書と契印するものとする。
4 施行する電子文書には、電子署名規程の定めるところにより、電子署名を使用するものとする。
(文書の施行)
第34条 電子決裁した文書を施行するときは、第32条の規定により番号を付け、施行年月日を文書管理システムに登録するものとする。
2 紙決裁した文書を施行するときは、第32条の規定により番号を付け、決裁文書に番号及び施行年月日を記入し、文書管理システムに施行年月日を登録するものとする。
3 施行する文書は、おおむね別表第1の左欄に掲げる文書の区分に応じ、当該右欄に掲げる職名を用いるものとする。
(経由文書の発送記録)
第35条 市役所を経由する文書を発送するときは、経由文書整理簿に発送日を記録し、整理するものとする。
(文書の発送)
第36条 文書を発送するときは、次の方法により行うものとする。
(1) 市内あてのものについては、原則として使送又は郵送により発送すること。
(2) 市外あてのものについては、原則として郵送により行うこと。
(3) 郵送するもののうち特殊な取扱いを要するものは、主務課において書留、速達等の別を明記すること。
(4) 小包その他特別の包装を必要とするものは、主務課において適切な包装を行うこと。
(5) 出先機関への重要物の送付については、重要文書使送簿に登載して行うこと。
2 郵送するものは、郵便切手を使用して発送するほか、料金計器別納郵便又は料金後納郵便として発送することができる。
(通信回線を使用した発送)
第37条 発送する文書の内容が軽易なものである場合は、前条第1項第1号の規定にかかわらず、通信回線を使用して発送することができる。
(総合行政ネットワーク文書の特例)
第38条 総合行政ネットワーク文書(地方公共団体、国、住民等の間における情報交換の円滑化及び情報の共有による情報の高度利用を図るために、地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークにより、電子文書の発信元及び受信先を相互に認証し、交換される当該電子文書をいう。)の収受、配付及び発送については、この規程の規定にかかわらず、別に定めるところにより行うものとする。
(決裁文書の整理)
第39条 文書が完結したときは、完結年月日を文書管理システムに登録するものとする。この場合において、紙決裁したものについては、決裁文書に完結年月日を記入するものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(簿冊情報の新設等)
第40条 主務課長は、課の公文書を適正に管理するため、簿冊情報を定めるものとする。ただし、保存期間が1年未満のものについては、原則として簿冊情報の設定を省略するものとする。
2 事務担当者は、簿冊情報を新設し、廃止し、又は変更しようとするときは、その情報を文書管理システムに登録し、取扱主任の確認及び承認を受けるものとする。
3 取扱主任は、必要に応じて簿冊の統合及び分割を行うものとする。
4 簿冊の分類区分を新設し、又は廃止しようとするときは、主務課長は総務課長に依頼するものとする。
(文書の完結日)
第41条 文書の完結日は、次の各号に定めるところによる。
(1) 契約に関する文書 当該契約の履行期日又は履行期間の満了日(ただし、履行期日及び履行期間の定めがないものは、当該契約を締結した日)
(2) 出納に関する証拠書類 当該出納のあった日
(3) 帳簿等 当該帳簿等が閉鎖された日(加除式の帳簿等から除冊されたものにあっては、除冊された日)
(4) その他の文書 当該文書に係る事案が施行された日(施行を要しない文書については、決裁又は供覧が終了した日)
(完結文書の編さん等)
第42条 電子決裁した完結文書及び文書管理システムにより供覧した完結文書は、各課において、簿冊情報に基づき、文書管理システムに保存する。
(1) 会計年度ごとに完結した順序に従い編さんすること。ただし、例規文書(指令を除く。)又は会計年度により難い文書については暦年ごととする。
(2) 1件の文書で数事件に関係あるものは、最も関係の深いものに編さんすること。
(3) 紙数が少ないため数年度分(暦年によるものは数年分)を合わせて編さんすることが適当なものについては、これを1冊とすること。
(4) 紙数が多いため1冊にし難いときは、枝番をつけて分冊すること。
(5) 図画、写真、フィルム、電磁的記録等で簿冊に編さんし難いものは、その媒体等の性質に応じて、適切に整理すること。
3 取扱主任は、主務課において保管する公文書(第1項の規定により文書管理システムに保存した公文書を含む。以下「保管文書」という。)の整理整とんに努めるものとする。
(保存期間)
第43条 公文書の保存期間は、30年、10年、7年、5年、3年、1年又は1年未満とする。ただし、法律等の規定により特別の定めが設けられている場合にあっては、当該定めによる。
2 保存期間の分類基準は、別表第2による。
3 簿冊情報の保存期間は、前2項の規定により定めるものとする。
(1) 現に実施している監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決の翌日から起算して1年間
(4) 四日市市情報公開条例(平成12年四日市市条例第63号)に基づく開示請求があったもの 開示等の決定の日の翌日から起算して1年間
(5) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく開示の請求があったもの 開示の決定の日の翌日から起算して1年間
(一部改正〔平成28年訓令1号・令和5年3号〕)
(保存期間の起算及び満了)
第44条 公文書の保存期間は、その公文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日(出納整理期間中に完結した前年度予算に係る文書にあっては、完結した日の属する年度の4月1日)から起算し、当該保存期間が表示する期間の終了する日を満了日とする。ただし、暦年によるものは、その公文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。
2 前項の規定にかかわらず、その保存期間が1年未満である公文書にあっては、その公文書を作成し、又は取得した日から起算し、1年未満の期間内において事務遂行上必要な期間の終了する日を満了日とする。
(一部改正〔平成28年訓令1号〕)
(総務課書庫での保存)
第45条 簿冊に編さんした公文書(5年以上の保存期間のものに限る。)で主務課での保管が3年を経過したものは、総務部総務課が所管する書庫(以下「総務課書庫」という。)に移動して保存することができる。
2 主務課長は、前項の規定により公文書を移動しようとするときは、事前に総務課から移動先の指定を受けるものとする。
3 主務課長は、第1項の規定により公文書を移動したときは、文書管理システムに簿冊移動の登録をするものとする。
(保存文書の管理)
第46条 総務課長は、必要がある場合は、主務課長に総務課書庫において保存する公文書(以下「保存文書」という。)の移動を指示するものとする。
2 取扱主任は、保存文書の整理整とんに努めるものとする。
(マイクロフィルムによる公文書の保存)
第47条 簿冊に編さんした公文書のうち主務課長が必要と認めるものについては、マイクロフィルムに撮影し、当該公文書に代えて保存することができる。この場合、総務課長の承認を受けるものとする。
(庁外持出の禁止)
第48条 保管文書及び保存文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主務課長の承認を受けた場合はこの限りでない。
(保存文書等の閲覧)
第49条 保管文書、保存文書及び文書管理システムに登録された事項は、関係職員以外はこれを閲覧することができない。ただし、主務課長が認めたものについてはこの限りでない。
(公文書の移管)
第50条 主務課長は、所掌する事務の移管、組織改正等により必要がある場合は、公文書を移管するものとする。この場合、文書管理システムにより移管の処理を行うものとする。
(国等への公文書の移譲)
第51条 主務課長は、当該課の所掌に係る事務の全部又は一部が、国又は他の地方公共団体(以下「国等」という。)の事務となったときは、公文書のうち必要と認めるものを当該国等に移譲することができる。
2 主務課長は、第1項の規定により公文書を移譲するときは、当該公文書の文書目録を作成し、これを保存するものとし、移譲先の国等に当該文書目録の写しを添えて移譲するものとする。
3 第1項の規定により移譲した公文書に係る文書管理システムによる処理は、総務課長と協議のうえ行うものとする。
(国等からの文書の移譲)
第52条 主務課長は、国等から文書の移譲を受けることができる。この場合、当該文書の文書目録を合わせて受け取るものとする。
3 主務課長は、第1項の規定により移譲を受けた文書の保存期間について、国等の定めた保存期間に準じて定めることができる。
(廃棄の登録)
第53条 主務課長は、公文書(保存期間を延長するものを除く。)の保存期間が満了したときは、文書管理システムに廃棄の登録をするものとする。
(廃棄文書の取扱い)
第54条 主務課長は、前条の規定により廃棄の登録をした公文書(以下この条において「廃棄文書」という。)を溶解、細断その他の方法により確実に廃棄処分するものとする。
2 総務課長は、廃棄文書について、文書管理システムにより廃棄処理を行うものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、廃棄文書のうち歴史的資料として認められるものについては、資料の収集、保管等を目的とする本市の施設及び国等の同様の施設に資料として引き継ぐことができるものとする。
(保存期間の延長)
第55条 主務課長は、職務の遂行上、保存期間満了後の公文書を保管し、又は保存する必要がある場合は、当該公文書の保存期間を延長することができる。この場合において主務課長は、文書管理システムに保存期間延長の登録をするものとする。
2 主務課長は、保存文書の保存期間を延長するときは、総務課長の承認を受けるものとする。
3 主務課長は、保存期間を延長した公文書を保管し、又は保存する必要がなくなったときは、これを廃棄することができる。この場合、前2条の規定により行うものとする。
(一部改正〔平成26年訓令2号〕)
(公文書の保管等事務処理の原則)
第56条 本章に規定する公文書の保管、移動、保存、移管、移譲及び廃棄は、原則として簿冊単位に行うものとする。
第6章 雑則
(例外的な取扱い)
第57条 主務課長は、公文書の取扱いに関し、この規程の定めによることが困難なときは、あらかじめ総務課長と協議のうえ、例外的な取扱いをすることができる。
(出先施設における文書事務)
第58条 この規程の規定は、出先施設における文書事務について準用する。
2 システム不使用課の課長は、文書分類表(第19号様式)を作成し、簿冊情報に代えてこれを使用するものとする。この場合において、文書分類表を作成、変更又は廃止するときは、総務課に報告するものとする。
3 システム不使用課の課長は、完結文書を編さんした簿冊について、簿冊管理簿(第20号様式)を作成するものとする。
6 システム不使用課の課長は、第53条の文書管理システムへの廃棄の登録に代えて、簿冊管理簿に廃棄処理日を記入するものとする。
(販売、配布用印刷物等の取扱い)
第60条 不特定多数の者に販売、配布することを目的として作成し、又は発行されている文書の管理は、それらの主務課長が定めるところによる。
(補則)
第61条 この規程に定めるもののほか、文書事務に関し必要な事項については、市長が別に定める。
(法令等に基づく特別の定め)
第62条 公文書の取扱いについて、法令その他に別段の定めがある場合は、その定めるところによる。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成20年4月1日から施行する。
(四日市市文書取扱規程等の廃止)
2 四日市市文書取扱規程(昭和34年四日市市訓令甲第3号)及び四日市市文書編さん保存規程(昭和24年四日市市規程第9号)は、廃止する。
(経過措置)
3 平成15年度以前に決裁した公文書の整理、保管、保存その他の取扱いについては、なお従前の例による。ただし、廃棄は、主務課長の決裁をもって行うことができるものとする。
4 この規程の施行の際現に前項の規定による廃止前の四日市市文書取扱規程及び四日市市文書編さん保存規程の規定に基づいて作成されている用紙で残量のあるものについては、この規程の規定にかかわらず、当分の間、修正して使用することができる。
(四日市市公文例規程の一部改正)
5 四日市市公文例規程(昭和59年四日市市訓令第1号)の一部を次のように改正する。
(次のよう略)
附則(平成21年3月31日訓令第4号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成24年9月26日訓令第6号)
この規程は、平成24年10月1日から施行する。
附則(平成26年3月13日訓令第2号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月22日訓令第1号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月30日訓令第2号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年4月26日訓令第6号)
この規程は、令和元年5月1日から施行する。
附則(令和5年3月23日訓令第3号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第34条関係)
発信者名の基準
区分 | 職名 |
1 条例、規則、告示、公告、訓令及び達 2 指令書、裁決書、決定書、議案書、契約書、証明書、辞令その他これらに類する文書 3 国の行政機関に発する文書 4 知事及び副知事に発する文書 5 官公署の長に発する文書 6 その他往復文書で特に重要な文書 7 1～6に準ずる文書 | 市長 ただし、法令の規定により権限が他の者に存するときは、その定めるところによる。 |
1 条例、規則等の解釈、運用方針及び依命通達に関する文書 2 県の部長、その他これらに準ずる者に発する文書 3 その他往復文書で重要な文書 4 庁内文書で重要な文書 5 1～4に準ずる文書 | 副市長、部長又はこれらに準ずる者 |
1 県市町村の課長に発する文書 2 その他往復文書で軽易な文書 3 庁内文書で軽易な文書 4 1～3に準ずる文書 | 課長 又はこれに準ずる者 |
(注) 上記の表は、一般的な基準を示したものであるので、文書を施行する際、文書の内容・受信者等を総合的に判断して、適切な発信者名でもって施行するよう弾力的に取り扱うこと。
別表第2(第43条関係)
文書保存期間基準表
30年
1 市行政の長期的ビジョン、基幹計画等の基本方針の決定に関する文書
2 事務事業の計画の樹立に関する文書で特に重要なもの
3 条例及び規則の制定改廃に関する文書
4 令達文書及び公示文書で特に重要なもの
5 職員の任免、懲戒に関する文書
6 退隠料、遺族扶助料、退職給与金に関する文書
7 褒賞及び儀式に関する文書で重要なもの
8 行政訴訟、民事訴訟、不服申立て等に関する文書
9 官公庁からの令達、指令、通達等で特に重要なもの
10 市議会会議録、議決書及び委員会記録
11 市有財産に関する文書で重要なもの
12 市債に関する文書
13 本市が関係する団体等の設立及びこれらに係る出資に関する文書
14 契約に関する文書で特に重要なもの
15 協定等に関する文書で特に重要なもの
16 寄附又は贈与の受納に関する文書で特に重要なもの
17 各種統計文書で特に重要なもの
18 事務引継に関する文書で重要なもの
19 市の行政区画変更並びに町及び字名改編に関する文書
20 市の施設及び機関の設置改廃に関する文書
21 史蹟、名勝、天然記念物、国宝等の指定及び認定に関する文書
22 地理及び地籍に関する文書
23 都市計画に関する文書
24 土地収用に関する文書
25 建築許可に関する文書
26 市の沿革に関する文書
27 予算書及び決算書
28 身分に関する文書
29 その他30年間保存を必要とする文書
10年
1 事務事業の計画の樹立に関する文書で重要なもの
2 租税その他歳入の調定及び収入簿
3 現金の出納及び保管に関する書簿
4 金銭及び備品出納に関するもので特に後日の証明上重要と認める文書
5 令達文書及び公示文書で重要なもの
6 褒賞及び儀式に関する文書
7 官公庁からの令達、指令、通達等で重要なもの
8 貸付金等に関する文書で重要なもの
9 契約に関する文書で重要なもの
10 協定等に関する文書で重要なもの
11 寄附又は贈与の受納に関する文書で重要なもの
12 各種統計文書で重要なもの
13 許可、認可、免許その他の行政処分に関する文書で重要なもの
14 請願、陳情、要望等に関する文書で重要なもの
15 補助金申請及び補助金交付に関する文書で重要なもの
16 損害賠償及び損失補償に関する文書
17 工事の施行決定に関する文書で重要なもの
18 その他10年間保存を必要とする文書
7年
1 台帳の内容の異動に関する文書で特に重要なもの
2 その他7年間保存を必要とする文書
5年
1 事務事業の計画の樹立に関する文書
2 租税その他各種公課に関する文書
3 決算の認定を終わった金銭物品に関する文書
4 収支命令文書
5 令達文書及び公示文書
6 褒賞及び儀式に関する文書で軽易なもの
7 官公庁からの令達、指令、通達等
8 貸付金等に関する文書
9 契約に関する文書
10 協定等に関する文書
11 寄附又は贈与の受納に関する文書
12 各種統計文書
13 許可、認可、免許その他の行政処分に関する文書
14 請願、陳情、要望等に関する文書
15 補助金申請及び補助金交付に関する文書
16 工事の施行決定に関する文書
17 各種団体等に関する調査文書
18 職員の給与に関する文書
19 その他5年間保存を必要とする文書
3年
1 事務事業の計画の樹立に関する文書で軽易なもの
2 建築確認に関する文書
3 令達文書及び公示文書で軽易なもの
4 契約に関する文書で軽易なもの
5 寄附又は贈与の受納に関する文書で軽易なもの
6 許可、認可、免許その他の行政処分に関する文書で軽易なもの
7 請願、陳情、要望等に関する文書で軽易なもの
8 通知、依頼、報告、照会、回答等に関する文書
9 その他3年間保存を必要とする文書
1年
1 通知、依頼、報告、照会、回答等に関する文書で軽易なもの
2 その他1年間保存を必要とする文書
1年未満
1 会議等で受領した軽易な文書
2 軽易な内部検討文書及び事務連絡文書
3 庶務に関する軽易な文書
4 随時発生し、短期に必要がなくなる文書
5 廃案に係る文書
6 その他1年以上保存を必要としない文書
(全部改正〔平成28年訓令1号〕)
(全部改正〔平成28年訓令1号〕)
第9号様式 削除
(削除〔平成30年訓令2号〕)
(全部改正〔平成31年訓令6号〕)
