○四日市市個人情報の取扱いを伴う業務の委託等に関する基準を定める規程

平成27年10月6日

訓令第9号

(趣旨)

第1条 この規程は、四日市市個人情報保護条例(平成11年四日市市条例第25号。以下「条例」という。)第10条の規定に基づき、個人情報の取扱いを伴う業務の委託等を行うときに講じなければならない必要な措置の基準を定めるものとする。

(対象となる委託等の契約)

第2条 この規程の対象となる委託等の契約は、条例第2条第1号に掲げる個人情報(同条第6号に掲げる特定個人情報を含む。以下同じ。)の取扱いを伴う業務の全部又は一部を同条第2号に規定する実施機関以外の者に処理を依頼して行わせるすべての契約とし、一般に委託契約と呼ばれるもののほか、工事又は製造の請負、印刷物の購入又は作成、筆耕等の契約を含むものとする。

(委託等に当たっての留意事項)

第3条 個人情報の取扱いを伴う業務について委託等を行うときは、次の事項に留意するものとする。

(1) 競争入札又は随意契約に当たっては、入札者又は随意契約における見積書の提出者に対して個人情報の保護のために必要な事項を十分に説明すること。

(2) 契約の相手方に対し、契約の内容に応じて個人情報の使用目的及び使用範囲等を明確にすること。

(契約に当たっての措置)

第4条 契約に当たって、契約書又は仕様書(以下「契約書類」という。)を作成する場合は、契約書類に「この契約による業務の委託等を受けた者は、この契約による業務を行うに当たり個人情報を取り扱う場合においては、別記「個人情報取扱注意事項」を遵守しなければならない。」旨の内容を記載するとともに、契約書類に別記「個人情報取扱注意事項」を追加又は添付するものとする。

2 契約に当たって、契約書類を作成しない場合は、別記「個人情報取扱注意事項」を個人情報の取扱いを伴う業務の委託等を受けた者に交付するものとする。

3 別記「個人情報取扱注意事項」については、業務の内容に応じ、適宜必要な事項を追加し、不必要な事項を削除し、又は必要な修正を行うことができるものとする。

(公の施設の管理を指定管理者に行わせるときの措置)

第5条 公の施設(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条第1項に規定する公の施設をいう。)の管理を指定管理者(同法第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。)に行わせるときは、この規程を準用するものとする。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成27年10月6日から施行し、同日以後の契約から適用する。

(この規程の施行前の契約に対する措置)

2 この契約の施行の日前になされた契約において、特定個人情報の取扱いを伴う業務の委託等をその内容とするものについては、この規程に定める内容と同等の個人情報の保護が図られるよう必要な措置を講ずるものとする。

〔別記〕

個人情報取扱注意事項

(基本事項)

第1 この契約による業務の委託等を受けた者(以下「乙」という。)は、この契約による業務を行うに当たり、個人情報(特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報をいう。)を含む。以下同じ。)を取り扱う際には、個人情報の保護の重要性を認識し、個人の権利利益を侵害することのないようにしなければならない。

(受託者の義務)

第2 乙及びこの契約による業務に従事している者又は従事していた者(以下「乙の従事者」という。)は、当該業務を行うに当たり、個人情報を取り扱うときは、四日市市個人情報保護条例(平成11年四日市市条例第25号。以下「条例」という。)第11条に規定する義務を負う。

2 乙は、この契約による業務において個人情報が適正に取り扱われるよう乙の従事者を指揮監督しなければならない。

(秘密の保持)

第3 乙及び乙の従事者は、この契約による業務を行うに当たって知り得た個人情報を当該業務を行うために必要な範囲を超えて使用し、又は他人に知らせてはならない。

2 乙は、乙の従事者が在職中及び退職後においても、前項の規定を遵守するように必要な措置を講じなければならない。

3 前2項の規定は、この契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。

(適正な管理)

第4 乙は、この契約による業務に係る個人情報の漏えい、滅失又は改ざんの防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。

2 乙は、個人情報の適正な管理のため、管理責任者を置くものとする。

3 管理責任者は、個人情報を取り扱う業務の従事者を必要な者に限定し、これらの従事者に対して、個人情報の管理方法等について適正な指導管理を行わなければならない。

4 四日市市(以下「甲」という。)は、必要があると認めたときは、個人情報の管理状況等に関し、乙に対して報告を求め、又は乙の作業場所を実地に調査することができるものとする。この場合において、甲は乙に必要な改善を指示することができるものとし、乙は、その指示に従わなければならない。

(収集の制限)

第5 乙及び乙の従事者は、この契約による業務を行うために、個人情報を収集するときは、当該業務を行うために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により収集しなければならない。

(再委託の禁止)

第6 乙は、あらかじめ甲の承諾があった場合を除き、この契約による業務を第三者に委託し、又は請け負わせてはならない。

2 乙は、前項の承諾により再委託(下請を含む。以下同じ。)する場合は、再委託先における個人情報の適正な取り扱いのために必要な措置を講じなければならない。

3 前項の場合において、乙は、再委託先と本注意事項に準じた個人情報の取り扱いに関する契約を交わすものとする。

(複写、複製の禁止)

第7 乙及び乙の従事者は、あらかじめ甲の指示又は承諾があった場合を除き、この契約による業務を行うに当たって、甲から提供された個人情報が記録された資料等(以下「資料等」という。)を複写し、又は複製してはならない。

(持ち出しの禁止)

第8 乙及び乙の従事者は、あらかじめ甲の指示又は承諾があった場合を除き、資料等(複写又は複製したものを含む。第9において同じ。)を契約書に指定された作業場所から持ち出してはならない。

2 甲及び乙は、乙が前項の指示又は承諾により資料等を持ち出す場合、その内容、期間、持ち出し先、輸送方法等を書面により確認するものとする。

3 前項の場合において、乙は、資料等に施錠又は暗号化等を施して関係者以外の者がアクセスできないようにするとともに、資料等を善良なる管理者の注意をもって保管又は管理し、漏えい、滅失及びき損の防止その他適切な管理を行わなければならない。

(資料等の返還)

第9 乙は、この契約による業務を行うに当たって、甲から提供された個人情報が記録された資料等を、当該業務の終了後速やかに甲に返還し、又は引き渡さなければならない。ただし、甲の指示により廃棄し、又は消去する場合を除く。

2 前項の廃棄又は消去は、次の各号に定めるほか、他に漏えいしないよう適切な方法により行うものとする。

(1) 紙媒体 シュレッダーによる裁断

(2) 電子媒体 データ完全消去ツールによる無意味なデータの上書き、もしくは媒体の破砕

3 乙は、第6の規定により甲の承諾を得てこの契約による業務を第三者に委託し、又は請け負わせたときは、当該業務の終了後速やかに当該三者から資料等を回収のうえ甲に返還し、又は引き渡さなければならない。ただし、甲の指示により、甲又は第三者が資料等を廃棄し、又は消去する場合を除く。

4 前項ただし書の規定により、第三者が資料等を廃棄し、又は消去する場合においては、乙は、当該資料等が廃棄、又は消去されたことを直接確認しなければならない。

(研修・教育の実施)

第10 乙は、乙の従事者に対し、個人情報の重要性についての認識を深めるとともに、この契約による業務における個人情報の適正な取扱いに資するための研修・教育を行うものとする。

(罰則等の周知)

第11 乙は、条例第44条第45条第47条及び第48条に規定する罰則適用について、乙の従事者に周知するものとする。

(苦情の処理)

第12 乙は、この契約による業務を行うに当たって、個人情報の取扱いに関して苦情があったときは、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。

(事故発生時における報告)

第13 乙は、この個人情報取扱注意事項に違反する事故が生じ、又は生じるおそれがあることを知ったときは、速やかに甲に報告し、甲の指示に従うものとする。

(契約解除及び損害賠償)

第14 甲は、乙又は乙の従事者がこの個人情報取扱注意事項に違反していると認めたときは、契約の解除及び損害賠償の請求をすることができる。

四日市市個人情報の取扱いを伴う業務の委託等に関する基準を定める規程

平成27年10月6日 訓令第9号

(平成27年10月6日施行)