○四日市市立学校文書取扱規程

平成15年3月12日

教委訓令第1号

(目的)

第1条 この規程は、四日市市立学校(幼稚園を含む。)における校務文書事務の適正化を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 校務は、文書によって遂行されることを基本とし、文書の処理は、確実かつ迅速に行われ常に処理経過が明らかにされ、もって事務能率の向上に資するものでなければならない。

2 機密文書は、特に注意を払って取り扱い、厳重に保管及び保存しなければならない。

(事務処理の促進等)

第3条 校長及び園長は、教職員が文書の作成及び文書の取扱いに習熟し、もって文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

2 校長及び園長は、随時文書の処理状況を把握し、事務処理の促進を図るものとする。

第4条 学校教育課長は、校長及び園長からの意見聴取等を行い、文書取扱いの改善に取り組むものとする。

(一部改正〔平成17年教委訓令5号〕)

(文書取扱責任者)

第5条 校長又は園長の文書事務を補佐するため、学校に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、原則として小中学校にあっては主査以上の事務職員のうちから1人を、主査以上の事務職員を置かない場合は教頭を充て事務職員がその事務を補佐するものとする。幼稚園にあっては園長をもってこれに充てる。

3 取扱責任者は、次の各号に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書事務の処理の促進及び文書取扱いの改善に関すること。

(3) 文書の整理及び保管に関すること。

(4) 文書の保存及び廃棄に関すること。

(5) その他文書の取扱いに関すること。

(簿冊)

第6条 文書の取扱いに関して必要な簿冊は、次のとおりとする。

(1) 文書整理簿(第1号様式)

(2) 郵便切手受払簿(第2号様式)

(3) 削除

2 簿冊は、原則として会計年度ごとに調製しなければならない。ただし、取扱件数の少ない簿冊については、索引を付し、又は区分紙を差し入れ、1簿冊を数年分若しくは数年度分の簿冊として使用することができる。

(一部改正〔平成17年教委訓令12号〕)

(文書の記号及び番号)

第7条 文書を施行しようとするときは、文書の記号及び番号を付けなければならない。ただし、儀礼的な文書、刊行物及び帳簿等で記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書を施行しようとするときは、これを省略することができる。

2 文書の記号は、原則として各校の首字(別表のとおり。)を含む3字を用いる。

3 文書の番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。ただし、同一事件に属する文書は、特に認められたものを除くほか、完結するまで同一番号を用いなければならない。

(文書の収受及び配付)

第8条 学校に到達した文書(通信機器により受信したものも含む。)及び物品は、次の方法により取扱責任者において収受し、配付しなければならない。

(1) 文書は、親展文書(機密文書を含む。以下同じ。)を除き、すべて開封し、文書の欄外に文書収受印(第4号様式)を押して文書の番号を記入し、文書整理簿に登載のうえ担当教職員に配付するものとする。ただし、軽易なもの及び定例的なものは、文書整理簿への登載を省略することができる。

(2) 親展文書、書留郵便及び通貨、金券、図書、物品等を添付した文書は、封をしたまま文書収受印を押し、文書整理簿に登載のうえ名あて人に配付し、その受領印を徴するものとする。

(3) 電報は、直ちに文書整理簿に登載して名あて人に配付し、その受領印を徴するものとする。

2 前項第1号本文の規定にかかわらず急施を要する文書については、先に校長に閲覧しその処理について指示を受けなければならない。

(一部改正〔平成17年教委訓令12号〕)

(配付文書の処理)

第9条 担当教職員は、前条の規定により文書を配付されたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により処理しなければならない。

(1) 決裁文書 次条の規定に基づき文書の起案を行うこと。ただし、事務の性質により直ちに処理することができないものは、校長又は園長に一応供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

(2) 供覧文書 文書を点検し、校長又は園長及び関係教職員の閲覧に供すること。

(3) その他の文書 文書を点検すること。

2 親展文書は、名あて人が開封するものとし、当該文書が文書整理簿に登載して処理すべきものであるときは、直ちに取扱責任者に送付して文書整理簿への登載を求めなければならない。

(文書の起案)

第10条 すべて事案の処理は、文書の起案によるものとする。

2 文書の起案は、次の各号に掲げるものを除き、回議用紙(第5号様式)を用いなければならない。

(1) あらかじめ校長又は園長が学校教育課長と協議して定めた簿冊により処理することができるもの

(2) 付せんを用いて処理することができるもの

(3) 軽易な事案で本書の余白を用いて処理することができるもの

3 文書の起案に際しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 字句を訂正し、又は添削したときは、その箇所に印を押して経過を明らかにしておくこと。

(2) 回議用紙を用いた起案文書(以下「回議書」という。)には、起案年月日、保存種別、分類区分(別に定める文書分類表に定める分類区分をいう。)等の所定事項を記入すること。

(3) 回議書には、簡潔な標題を付け、照会、回答、通知等その文書の性質を表す言葉を括弧すること。

4 四日市市会計規則(昭和39年四日市市規則第25号)に定める財務会計システムにより処理するものは、電子決裁の起案をすることができる。

(一部改正〔平成17年教委訓令12号〕)

(供覧文書)

第11条 軽易な文書又は別に処理を要しないで単に閲覧にとどめるものは、供覧(第6号様式)を用い、又は当該文書の欄外に「供覧」と朱書しなければならない。

(関係書類の添付)

第12条 決裁文書には、起案理由その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が軽易なもの及び定例的なものは、これを省略することができる。

(決裁区分等)

第13条 決裁文書及び供覧文書には、次の決裁又は閲覧区分を原則として朱で表示するものとする。

A 校長又は園長の決裁又は閲覧を要するもの

B 教頭の決裁又は閲覧を要するもの

C 事務長の決裁又は閲覧を要するもの

(一部改正〔平成18年教委訓令2号〕)

(決裁順序等)

第14条 決裁文書又は供覧文書は、次の順序によって決裁又は閲覧を受けなければならない。

(1) 関係教職員及び事務職員に回議し、関係主任等、教務主任、教頭を経て校長(幼稚園にあっては園長。)に提出することとし、文書は必ず取扱責任者の審査を受けるものとする。

(2) 決裁者の事故又は不在により代決処理したときは、決裁者押印欄に代決表示のうえ代決欄に押印し、後日直ちに閲覧に供し後閲欄に認印を受けなければならない。

(3) 急施を要する事案で中間回議者が事故又は不在のときは、「不在」と記して校長又は園長に提出することができる。

(合議)

第15条 事案の処理について、関係のある他の学校長又は園長及び教育委員会事務局等に協議する必要があるときは、回議書により合議しなければならない。

2 合議を受けた回議書は、ただちに同意、不同意を決定しなければならない。

(内容の変更を要する場合)

第16条 起案者は、決裁文書に誤りを発見したときは、当該箇所に押印のうえこれを訂正し、決裁者の検閲を受けなければならない。

2 廃案にし、又は施行を保留すべきときは、理由を付して決裁者の承認を受けなければならない。

(文書の施行)

第17条 文書を施行するときは、文書整理簿に登載し、記号、番号及び施行年月日を記入しなければならない。

2 施行する文書には、四日市市教育委員会公印規則(昭和59年四日市教委規則第10号)の定めるところにより公印を押し、原議と契印しなければならない。ただし、校内文書、軽易な照会、回答、送付文書等は、公印及び契印を省略することができる。

(文書の発送)

第18条 文書を発送するときは、次の方法により行わなければならない。

(1) 市内あてのものについては原則として逓送により、市外あてのものについては郵送により行うこと。

(2) 郵送するもののうち特殊な取扱いを要するものは、取扱責任者において書留、速達等の別を明記すること。

2 発送する文書の内容が軽易なもの及び通信機器による発送を求められた場合には、通信機器により発送することができる。

(一部改正〔平成17年教委訓令12号〕)

(完結文書の保管等)

第19条 担当教職員は、完結文書を簿冊にまとめ、所定の場所に保管するものとし、自己の手元に置いてはならない。

2 文書を同一の簿冊に収納するときは、完結年月日の最も新しいものが最前に位置するように、順に収納するものとする。

(文書の保存)

第20条 保存する文書は、校長又は園長が指定した場所に保存しなければならない。

2 文書の保存年限は、次のとおりとする。

(1) 1年保存

(2) 5年保存

(3) 10年保存

(4) 20年保存

(5) 永久保存

3 保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、歴年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日とする。

(一部改正〔平成18年教委訓令2号〕)

(保存文書の廃棄)

第21条 取扱責任者は、校長又は園長の承認を得て保存年限の経過した文書を速やかに廃棄するものとする。ただし、校長又は園長が必要と認めたときは、保存年限を延長することができる。

(学校外持出の制限)

第22条 文書は、学校外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ校長又は園長の承認を得たときは、この限りでない。

(委任)

第23条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、教育長が別に定める。

(一部改正〔平成17年教委訓令5号〕)

附 則

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成17年2月3日教委訓令第5号)

この規程は、平成17年2月7日から施行する。

附 則(平成17年3月28日教委訓令第12号)

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月15日教委訓令第2号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月21日教委訓令第1号)

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月20日教委訓令第2号)

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月26日教委訓令第1号)

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

別表(第7条関係)

(一部改正〔平成17年教委訓令5号・25年1号・26年2号・31年1号〕)

文書の記号


学校(幼稚園)

記号

小学校

中部西小学校

中部小

浜田小学校

浜田小

橋北小学校

橋北小

海蔵小学校

海蔵小

塩浜小学校

塩浜小

富田小学校

富田小

富洲原小学校

富洲小

羽津小学校

羽津小

常磐小学校

常磐小

日永小学校

日永小

四郷小学校

四郷小

内部小学校

内部小

小山田小学校

小山小

河原田小学校

河原小

川島小学校

川島小

神前小学校

神前小

桜小学校

桜小

県小学校

県小

三重小学校

三重小

大矢知興譲小学校

大矢小

八郷小学校

八郷小

下野小学校

下野小

保々小学校

保々小

水沢小学校

水沢小

高花平小学校

高花小

泊山小学校

泊山小

常磐西小学校

常西小

三重西小学校

三西小

大谷台小学校

大谷小

桜台小学校

桜台小

三重北小学校

三北小

八郷西小学校

八西小

羽津北小学校

羽北小

内部東小学校

内東小

中央小学校

中央小

楠小学校

楠小

中学校

中部中学校

中部中

橋北中学校

橋北中

港中学校

港中

塩浜中学校

塩浜中

山手中学校

山手中

富田中学校

富田中

富洲原中学校

富洲中

笹川中学校

笹川中

南中学校

南中

三滝中学校

三滝中

大池中学校

大池中

朝明中学校

朝明中

保々中学校

保々中

常磐中学校

常磐中

西陵中学校

西陵中

西笹川中学校

西笹中

三重平中学校

三平中

羽津中学校

羽津中

西朝明中学校

西朝中

桜中学校

桜中

内部中学校

内部中

楠中学校

楠中

幼稚園

四日市幼稚園

四日幼

富田幼稚園

富田幼

海蔵幼稚園

海蔵幼

泊山幼稚園

泊山幼

内部幼稚園

内部幼

川島幼稚園

川島幼

神前幼稚園

神前幼

三重幼稚園

三重幼

保々幼稚園

保々幼

下野幼稚園

下野幼

羽津幼稚園

羽津幼

富洲原幼稚園

富洲幼

高花平幼稚園

高花幼

大矢知幼稚園

大矢幼

八郷中央幼稚園

八中幼

桜幼稚園

桜幼

常磐中央幼稚園

常中幼

笹川中央幼稚園

笹中幼

三重西幼稚園

三西幼

楠北幼稚園

楠北幼

楠南幼稚園

楠南幼

(一部改正〔平成17年教委訓令5号〕)

画像

画像

(第3号様式) 削除

(削除〔平成17年教委訓令12号〕)

画像

画像

画像

四日市市立学校文書取扱規程

平成15年3月12日 教育委員会訓令第1号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第13類 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成15年3月12日 教育委員会訓令第1号
平成17年2月3日 教育委員会訓令第5号
平成17年3月28日 教育委員会訓令第12号
平成18年3月15日 教育委員会訓令第2号
平成25年3月21日 教育委員会訓令第1号
平成26年3月20日 教育委員会訓令第2号
平成31年3月26日 教育委員会訓令第1号