○四日市市個人情報管理規程
平成27年10月6日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条に規定する保有個人情報の安全管理及び特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条に規定する個人番号の適切な管理のために必要な措置について定めるものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、個人情報保護法及び番号法で使用する用語の例による。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(総括管理者等の設置)
第3条 第1条に規定する必要な措置を適切に実施するため、次の職員を置く。
(1) 個人情報総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)
(2) 個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)
(3) 個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)
(4) 個人情報監査責任者(以下「監査責任者」という。)
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(総括保護管理者)
第4条 総括保護管理者は、総務部長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催すること。この場合において、必要に応じ情報セキュリティ等について専門的な知識及び経験を有する者等の参加を求めることができる。
(2) 前号に掲げるもののほか、市における保有個人情報の管理に関する事務の総括に関すること。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(保護管理者)
第5条 保護管理者は、実施機関(四日市市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年四日市市条例第33号)第2条第2項に規定する実施機関をいう。以下同じ。)に設置された課(これに準ずるものを含む。以下「所管課」という。)の長をもって充てる。
2 保護管理者は、所管課における保有個人情報の管理に関する事務を総括する。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(保護担当者)
第6条 保護担当者は、四日市市文書管理規程(平成20年四日市市訓令第7号)第6条に規定する文書取扱主任をもって充てる。ただし、文書取扱主任を置かない所管課においては、保護管理者が指名した職員をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐するとともに、次の業務を行うものとする。
(1) 所管課の職員に対する保有個人情報の取扱いについての指導、助言及び啓発に関すること。
(2) 個人情報保護法第75条に規定する個人情報ファイル簿(当該所管課が管理する保有個人情報に係るものに限る。)の作成等に関すること。
3 保護管理者は、第1項ただし書の規定により保護担当者を指名したときは、総務部総務課に報告するものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(監査責任者)
第7条 監査責任者は、総務部総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について監査する。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(研修)
第8条 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課室等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。
2 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、保有個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
3 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(職員の責務)
第9条 職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などを考慮する。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスをしてはならず、業務上の目的でアクセスをする場合においてもアクセスは必要最小限としなければならない。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(複製等の制限)
第11条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) 前各号に定めるもののほか、保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為として保護管理者が定めるもの
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(誤りの訂正)
第12条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の個人情報の漏えい、滅失又はき損(以下「漏えい等」という。)を防止するための措置を講ずるものとする。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(誤送付等の防止)
第14条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(廃棄等)
第15条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末機器及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 前項に規定する場合において、保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(外的環境の把握)
第17条 保有個人情報が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においてはクラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国が該当する。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(個人番号の利用の制限)
第18条 事務取扱担当者は、番号法に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(個人番号の提供の求めの制限)
第19条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第20条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(個人番号及び特定個人情報の収集・保管の制限)
第21条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(取扱区域)
第22条 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(保有個人情報の提供)
第23条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき実施機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき他の実施機関に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を提供してはならない。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(事案の報告及び再発防止措置)
第24条 保有個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合に、その事案の発生等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。この場合において、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等の端末ネットワーク遮断スクリプトの実行等によるネットワークからの遮断など、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部局等に当該措置を共有するものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(法に基づく報告及び通知)
第25条 漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。
(追加〔令和5年訓令8号〕)
(公表等)
第26条 総括保護管理者及び保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。この場合において、当該事案が公表を行う事案である場合にあっては、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会事務局に情報提供を行うものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(監査)
第27条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(点検)
第28条 保護管理者は、当該所管課における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(評価及び見直し)
第29条 総括保護管理者及び保護管理者は、監査及び点検の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、個人情報の取扱い方法等の見直し等の措置を講ずるものとする。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(情報システムにおける安全の確保等)
第30条 保有個人情報を情報システムで取り扱う場合の安全の確保等については、別に定めるところによる。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(業務の委託)
第31条 保有個人情報の取扱いを伴う業務を委託するときに講じるべき必要な措置については、別に定める。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
(補則)
第32条 この規程の施行に関し必要な事項は、総括保護管理者が別に定める。
(一部改正〔令和5年訓令8号〕)
附則
この規程は、平成27年10月6日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第8号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。