○市立四日市病院文書取扱規程
平成17年4月1日
病院管理規程第7号
(趣旨)
第1条 この規程は、別に定めがあるものを除くほか、市立四日市病院(以下「病院」という。)における文書事務の適正化を図るため、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、すべて慎重に取り扱い、事務が円滑適正に行われるように正確かつ迅速に処理するものとする。
2 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して保護に支障のないよう、あらかじめ準備しておくものとする。
(公示令達文書等の種類)
第3条 公示、令達文書等の種類は、次に定めるところによる。
(1) 管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定に基づき企業管理規程として定めるもの
(2) 告示 法令等の規定又は権限に基づき、市の一般又は一部に公示するもの
(3) 通達 局内一般又は所属の機関に対して命令、通達するもの
(4) 指令 申請、願等に対して許可し、認可し又は指示命令するもの
(文書取扱主任)
第4条 課(これに準ずるものを含む。以下同じ。)に文書取扱主任を置く。
2 文書取扱主任は、その課の職員のうちから課長(これに準ずる者を含む。以下同じ。)が指名する。
3 課長は、文書取扱主任を指名したときは、直ちにその者の職及び氏名を総務課長に通知するものとする。
(文書取扱主任の職務)
第5条 文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 情報公開に関すること。
(4) 文書事務処理の促進及び改善に関すること。
(5) 文書の整理、編さん及び保存に関すること。
(6) 保存文書の引継ぎに関すること。
(7) 市公報登載に関すること。
(8) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱に関すること。
(総務課長の職務)
第6条 総務課長は、各課の文書事務の処理状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように指導するものとする。
(簿冊)
第7条 文書の取扱いに関して必要な簿冊は、次のとおりとする。
(1) 文書整理簿(各課別)
(2) 経由文書整理簿(各課別)
(3) 刊行物受付簿
(4) 物品配付簿
(5) 金券配付簿
(6) 電報、書留及び親展文書受付簿
(7) 郵便切手受払簿
(8) 保存文書引継目録
(9) 保存文書廃棄目録
(10) 令達簿
(11) 公告式番号簿
2 令達簿及び公告式番号簿は暦年、その他簿冊については会計年度により調製するものとする。ただし、取扱件数の少ない簿冊については、数年分又は数年度分の簿冊として使用することができる。
(文書の記号及び番号)
第8条 文書を施行しようとするときは、次の規定により文書の記号及び番号を付すものとする。ただし、儀礼的な文書、刊行物及び帳簿等で記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書を施行しようとするときは、これを省略することができる。
(1) 公示及び令達文書の記号は「四日市市病院」の次にそれぞれの種類名を用い、管理規程及び告示は公告式番号簿により、通達及び指令は令達簿により番号を付ける。
(2) 前号以外の文書の記号は、主管課の首字を用い「四病(何)」とし、文書管理システムにより番号を付ける。
2 文書の番号は、公示、令達文書については毎年1月1日に始まり12月31日に、その他の文書については毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わる。ただし、同一事件に属する往復文書は、特に認められたものを除くほか、完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合、照会、通知、回答等を発するごとに「―2、―3」と枝番号をつけることができる。
(処理方針)
第9条 課長は、収受文書を閲覧し、自ら処理するもののほかは、当該事務の担当係長に処理方針及び処理期限を示して速やかに処理させなければならない。
2 事務の性質により直ちに処理することができないものは、一応上司に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。
(文書の起案)
第10条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書の起案は、原則として文書管理システムにより電子決裁の起案をするものとする。
(決裁権者)
第11条 回議書には、決裁権者を記入し、又は入力するものとする。ただし、文書管理システムにより決裁権者が自動的に登録される場合は、この限りでない。
(文書の整理、編さん及び保存)
第12条 完結文書の整理、編さん及び保存に関する規定は、別に定める。
(補則)
第13条 前各条に定めるもののほか、文書の取扱いについては、市長部局における文書の取扱いの例による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。