(目的)

第1条　この規程は、四日市市立学校(幼稚園を含む。)における校務文書事務の適正化を図るため、必要な事項を定めることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条　校務は、文書によって遂行されることを基本とし、文書の処理は、確実かつ迅速に行われ常に処理経過が明らかにされ、もって事務能率の向上に資するものでなければならない。

(事務処理の促進等)

第3条　校長及び園長は、教職員が文書の作成及び文書の取扱いに習熟し、もって文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

第4条　学校教育課長は、校長及び園長からの意見聴取等を行い、文書取扱いの改善に取り組むものとする。

(文書取扱責任者)

第5条　校長又は園長の文書事務を補佐するため、学校に文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

(簿冊)

第6条　文書の取扱いに関して必要な簿冊は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書を施行しようとするときは、文書の記号及び番号を付けなければならない。ただし、儀礼的な文書、刊行物及び帳簿等で記号及び番号を付けることが適当でないもの又は軽易な文書を施行しようとするときは、これを省略することができる。

(文書の収受及び配付)

第8条　学校に到達した文書(通信機器により受信したものも含む。)及び物品は、次の方法により取扱責任者において収受し、配付しなければならない。

(配付文書の処理)

第9条　担当教職員は、前条の規定により文書を配付されたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により処理しなければならない。

(文書の起案)

第10条　すべて事案の処理は、文書の起案によるものとする。

(供覧文書)

第11条　軽易な文書又は別に処理を要しないで単に閲覧にとどめるものは、供覧(第6号様式)を用い、又は当該文書の欄外に「供覧」と朱書しなければならない。

(関係書類の添付)

第12条　決裁文書には、起案理由その他参考となる事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、事案が軽易なもの及び定例的なものは、これを省略することができる。

(決裁区分等)

第13条　決裁文書及び供覧文書には、次の決裁又は閲覧区分を原則として朱で表示するものとする。

(決裁順序等)

第14条　決裁文書又は供覧文書は、次の順序によって決裁又は閲覧を受けなければならない。

(合議)

第15条　事案の処理について、関係のある他の学校長又は園長及び教育委員会事務局等に協議する必要があるときは、回議書により合議しなければならない。

(内容の変更を要する場合)

第16条　起案者は、決裁文書に誤りを発見したときは、当該箇所に押印のうえこれを訂正し、決裁者の検閲を受けなければならない。

(文書の施行)

第17条　文書を施行するときは、文書整理簿に登載し、記号、番号及び施行年月日を記入しなければならない。

(文書の発送)

第18条　文書を発送するときは、次の方法により行わなければならない。

(完結文書の保管等)

第19条　担当教職員は、完結文書を簿冊にまとめ、所定の場所に保管するものとし、自己の手元に置いてはならない。

(文書の保存)

第20条　保存する文書は、校長又は園長が指定した場所に保存しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第21条　取扱責任者は、校長又は園長の承認を得て保存年限の経過した文書を速やかに廃棄するものとする。ただし、校長又は園長が必要と認めたときは、保存年限を延長することができる。

(学校外持出の制限)

第22条　文書は、学校外に持ち出すことはできない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ校長又は園長の承認を得たときは、この限りでない。

(委任)

第23条　この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、教育長が別に定める。